営業会議の目的

営業会議は、営業活動に従事する社員が集まり、営業に関する意見交換を行う場です。営業会議の本来の目的には以下のようなものがあります。

営業活動に関する情報を共有する

営業活動で得た情報を報告し、共有する目的です。「このようなツールを使うことで営業の効率が高まった」「メールによる営業のアポイント率が上がった方法」「得意先の受注を増やすための商材」など、会議に参加した社員が参考としたり、改善に繋がったりするような情報を共有します。

目標を共有する

社員が目指すべき目標について共有します。営業目標についての確認や資格取得、試験合格など営業活動以外の目標設定などが挙げられます。

モチベーションの向上

ポジティブな発表によるモチベーションの向上を狙う目的です。皆が同じ会社の一員として、悩みや困難を乗り越えていくという気持ちを共有します。

改善点の共有

営業活動において改善すべき点や問題点とその解決方法などについて共有します。効率的に営業を行う方法や客先でのクレームなど、直近の事例を取り上げるのもよいでしょう。

営業会議の失敗例

次に、営業会議にありがちな失敗例について以下に紹介します。

ただの報告会になっている

営業会議といいながら、実際には各自の活動報告に終始して、最後は社長や役員などが何となくまとめて終わるタイプの会議です。
各自の活動について報告する時間はあってもよいですが、あまり長く尺を取り過ぎると、会議ではなくただの報告会になってしまうでしょう。報告だけなら、日々のチームミーティングや日報による報告、共有で事足ります。営業会議で補っている情報共有のうち、小規模ミーティングや日報などでカバーできるものがないかについて話し合う方が有意義です。

完全なトップダウンの会議

社長や部長が参加している部下に対して指示を出すばかりの、完全なトップダウンによる会議です。営業目標に到達していないことを叱責したり、ミスや失敗についてやり玉に挙げたりする場合もあります。
一部の社員が持つ発言力が強過ぎて、パワーハラスメントが疑われるようなケースも少なくないでしょう。叱責や注意は個別面談で行えばよいことで、皆の目の前でやるべきことではありません。参加者は委縮してしまい、とても自身の意見や提案を話すような雰囲気にならないでしょう。

ダラダラと長時間続く

営業会議が話しやすい場となっているのはよいのですが、無駄に長時間ダラダラと続くのは考えものです。
営業会議で話し合うべきテーマや進行などを事前にまとめていない場合に起こりがちで、一部の社員だけが話し合っていて、他の参加者は時計を見ながらいつ終わるのかとため息をついていたり、眠気と必死に戦っていたりするのではないでしょうか。

結局何を話し合ったか覚えていない

会議の中でいくつか有意義な話し合いが行われたとしても、上記のような報告会やトップダウン、無駄な時間の経過などが原因となり、最終的に会議で話し合った内容が頭に入ってこないケースです。
会議で何を話し合うか、どのような提案が出て、どう改善していくかといった内容は、後で振り返ることができるようにしておくべきでしょう。

うまくいく経営会議の進め

上記の失敗例を踏まえた上で、効率的で建設的な営業会議の進め方について解説します。

アジェンダを決めておく

アジェンダとは、会議で取り上げたい事項のことです。会議の中で話し合うべきテーマや問題についてあらかじめ決めておき、会議を始める前に参加者へ通知しておくようにしましょう。
「今度の営業会議では、この件について話し合うのだな」と事前にわかることで、参加者も話すことを決める時間が持てます。

参加人数と所要時間を決める

たとえば「８人で1時間」など人数と所要時間が決まっていれば「たくさんアジェンダを用意しても全てを話し合うのは難しいな」といった予想が立てられます。会議の時間を短縮して効率良く会議を進めたいのであれば、一度に開催する会議の参加者は厳選してコンパクトにしておき、参加者が後日チームごとの面談などで報告するとよいでしょう。

ファシリテーター、タイムキーパーを置く

営業会議に限らず、どのような会議であっても、場をスムーズに進めて会議を有意義なものにするための進行役が必要です。会議で話しやすい雰囲気を作り、発言の長い人には切りのよいところでまとめるように促す、逆に発言の少ない人へは質問などを投げかける、といった会議の司会進行的役割を担う人をファシリテーターと呼びます。
タイムキーパーは、文字通り会議の時間を管理する役割を担う人のことです。ファシリテーターとタイムキーパーを置くことで、営業会議はぐっと効率的になるでしょう。ファシリテーターとしてのスキルは、営業に関わるビジネスパーソンなら磨いておいて損はありません。会議ごとにファシリテーター役を交代したり、経営塾やセミナーなどへ参加してスキルを学んだりするのもおすすめです。

書記を置き、議事録を作成する

会議の中で出た重要な提案や発言については、後で多くの人と共有できるよう、書面にまとめる書記を担当する社員も参加させるようにするとよいでしょう。できればホワイトボードや電子黒板などに簡潔に内容を書いてその場でも共有し、会議終了後は議事録を作成して周知することで、会議で決まった内容をシェアしやすくなるでしょう。

定期的に開催し、フィードバックを行う

営業会議は毎月1回など、定期的に開催しましょう。「効率良く、早く終わる」とわかれば、参加者も時間が読めるようになるため調整がしやすく、出席率も高まります。
定例会議では前回の会議で話し合った内容についておさらいし、そこで出た課題や改善方法をどのように実行したか、その結果どうなったかというフィードバックも共有することで、会議を重ねるほどブラッシュアップが可能となります。

何となくダラダラと進める会議に慣れてしまっていると、上記のような会議の進め方は「そこまでちゃんとしなくても」と思うかもしれません。しかし、押さえるべきポイントをしっかり守ることで会議の質がぐっと上がり、企業と社員の双方にとってのメリットも大きくなるのです。

まとめ

参加者が各自時間を調整して集まる営業会議では、無駄に時間が経過したり、トップダウンの発言がしにくい場であったりするのは望ましくありません。面倒でも事前にアジェンダを決めておき、参加者へ周知した上で会議を始めるようにします。会議中は司会進行とタイムキーパー、書記を置き、会議をスムーズに進行して後日内容を書面にまとめて共有するのもおすすめです。コンパクトにまとめて有意義な意見交換ができるとわかれば、会議へ参加する社員の意識も変わり、メリットの多い営業会議にすることができるでしょう。